工程项目的财务部门能否管理采购工作?财务与采购工作并不相矛盾,根据不同单位的经营规模大小,管理要求需要可以采取了不同的管理方式。很多人会认为财务管钱,如果再去管理采购工作,会不符合管理要求。这是一种片面的观点,管理工作分工的细化,既要考虑内部相互牵制的需要,更需要考虑不同工作管理的要求。
采购与财务工作在业务上紧密相关。无论是采购计划的提出申报,还是合同洽谈,资金支付等工作都与财务工作都息息相关。如果采购人员懂得财务,开展采购工作时,无疑比只具有专业知识的技术人员会更有优势。
同时,财务对采购过程的监督管理,有助于提高采购质量与效率。如果将财务与采购分离开来,既不利于采购工作的实施,也不利于财务计划、预算的执行。
很多单位将财务与采购分开来管理,在考虑内部牵制因素的同时,更多是考虑到采购的规模与技术性要求。
如果采购规模大,技术性强,单独由财务部门来负责,可能会力不从心,这是从工作职能定位分工进行的安排。
但是一些规模较小的企业,如果将财务与采购机构分开来设置,显然不符合单位的经济目标。
构建以财务部门牵头,相关部门参加的采购专班形式,会能符合企业的实际工作需要。在这种管理体制下,财务部门总体把关,相关部门之间共同参加,相互监督,采购工作不是由某一个部门来负责,内部牵制制度可以得到更好的实施,同时机构、人员也得到精简。
因此,财务是否能够管理采购工人不能够一概而论,要结合单位规模、管理特点来实施。
无论采取何种形式,都可以通过部门之间、岗位之间的内部控制设计,来实现对采购管理的风险防控。
对题主的问题,可以有两层理解,一是自己投资建设作为发包人的金主,甲方,一是基层的财务管理人员,因为一个是主体管辖问题,一个是职能管理问题。按这两个出发点回答一下:
作为金主的甲方自己管理采购
工程发包人,项目的资金筹集方,自己投资建设,作为成本控制一种基本管理渠道,自行采购管理一些分包项目或建材,是他们的权利,自己的地盘自己做主,有些项目甲方,旗下工程项目很多,通常会提出来自己采购,也就是实施甲供,比起乙方单一采购,在规模上品质上都更胜一筹,能获得更多有竞争力的采购价格,从而控制造价,提高项目效益。
但是对于工程项目来说,采购管理除了成本控制以外,还要考虑项目操作的顺畅性和实施时的衔接性,以及资源调配的跟进,明显乙方自行采购要更为合理,就不能事无巨细。
作为基层的财务管理部门或人员
这个就是职能分工问题了,工程采购本来就是个敏感的岗位口子,换任何一个人和部门都会质疑的可能性,重要的还是公司的管理流程和相互制约的采购制度设计。
对于题主的问题,大约会出现在一些公司小的情况,通常这类公司项目很少,不会单独成立采购部门,他们是否适合作为采购管理,要分两点来看:
一是,专业性上,其实工程采购工作,是需要懂工程的人员来配合的,包括选材和谈判上,财务人员在专业认知上会多少有局限性,比如与项目的配合及争议调整上,单纯的从财务角度去与供应商交涉,很容易被忽悠;但财务人员也有自身的优势,比如在采购合同里的税务筹划、付款方式等问题上,会更加专业,采购管理的潜台词,除了工程专业基础认知外,实质也是一个甲乙合作时的经济合作管理,安排财务人员也是合理的。
二是,人员分工上,前面说了,采购怕出现猫腻,重点还是制度设计,现有规模下的公司,项目少,采购频率又不高,单独设立采购部可能公司有自己的管理成本预算考虑,这种情况下,只能说是,分权制衡最为合理。即便财务本身,也是出纳和会计师分开的啊 。
建议的方式
对于工程采购,完全可以将渠道、评标、定标分开审批,在公司人员投入有限的情况下,可以由财务牵头,前期由密切相关的工程部门背靠背提供供方候选和定标标准,毕竟行业中的口碑,专业人员更了解;后续财务部门通过财务角度对于合作方式进行修正,辅助谈判合作,最后集中到公司高层管理或老板委托的决策人手里拍板决策,一条龙审批,各方把关,集中在某个部门手上定案肯定是不太规范的。
以上仅供参考。
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